Bu iki kavram sıkça karıştırılsa da aralarındaki fark çok nettir:
E-Fatura: E-Fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenen dijital faturadır. Yani, hem siz hem de fatura kestiğiniz müşteriniz e-fatura kullanıcısı ise, aranızdaki fatura alışverişi kağıt olmadan, tamamen dijital bir sistem üzerinden gerçekleşir. Bu kapalı bir devredir.
E-Arşiv Fatura: E-Fatura kullanıcısı olan bir işletmenin, e-fatura sistemine dahil olmayan bir firmaya veya son kullanıcıya (vatandaşa) kestiği dijital faturadır. Kısacası, e-faturaya geçtiğinizde, kağıt fatura hayatınızdan tamamen çıkar ve e-fatura kapsamı dışındaki tüm faturalarınız e-arşiv fatura olur.
Gelir İdaresi Başkanlığı, her yıl bir önceki yılın brüt satış hasılatı (ciro) rakamlarına göre yeni zorunluluk limitleri belirler. GİB'in en son yayınladığı tebliğe göre zorunluluklar şu şekildedir:
1. Ciroya Dayalı Zorunluluk:
2024 yılı brüt satış hasılatı 3 Milyon TL ve üzeri olan tüm mükellefler, 1 Temmuz 2025 tarihine kadar e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarına zorunlu olarak geçmek durumundadır.
Bu mükellefler, aynı zamanda 1 Ocak 2026 tarihine kadar e-Defter uygulamasına da geçmek zorundadır.
2. Sektörel Zorunluluk:
Ciro limitinden bağımsız olarak, faaliyet alanları gereği bazı sektörlerdeki işletmelerin kuruldukları andan itibaren e-belge uygulamalarına geçmesi gerekmektedir. Bunlardan bazıları:
E-ticaret hizmet sağlayıcıları (Pazaryerleri)
Gayrimenkul ve motorlu taşıt alım-satım veya kiralama işlemlerini yapanlar
İnternet ortamında ilan yayınlayanlar
3. Gönüllü Geçiş:
Yukarıdaki şartları sağlamasanız bile, istediğiniz zaman gönüllü olarak e-fatura sistemine geçiş yapabilirsiniz. Kağıt, baskı, kargo ve arşivleme maliyetlerinden kurtulmak, faturalaşma süreçlerini hızlandırmak gibi avantajlar nedeniyle pek çok işletme ciro limitine takılmadan sisteme dahil olmaktadır.
Zorunluluk kapsamına girdiğinizi tespit ettiniz. Peki, süreç nasıl ilerleyecek?
Adım 1: Mali Mühür veya E-İmza Temini Bu, dijital imzanızdır ve ilk adımdır. Tüzel kişiler (Ltd., A.Ş.) Mali Mühür, şahıs işletmeleri ise E-İmza almak zorundadır. Başvurular Kamu SM ve yetkili E-İmza sağlayıcıları üzerinden online olarak yapılır.
Adım 2: Başvuru Yöntemini Seçme Mali mührünüz veya e-imzanız elinize ulaştıktan sonra GİB'e başvuru yapmanız gerekir. Bunun için üç yöntem vardır:
GİB Portal: Devletin sunduğu ücretsiz bir platformdur. Ancak fatura verilerini 10 yıl saklama sorumluluğu size aittir ve kullanımı çok pratik değildir. Ayda çok az sayıda fatura kesenler için düşünülebilir.
Özel Entegratör Yöntemi: En popüler ve tavsiye edilen yöntemdir. Anlaşacağınız bir özel entegratör (AcilYazarKasa'nın anlaşmalı olduğu çözümler gibi), tüm başvuru, aktivasyon, fatura oluşturma, gönderme ve en önemlisi 10 yıllık yasal saklama süreçlerini sizin adınıza yönetir. Bu yöntem, size hem zaman kazandırır hem de yasal güvence sağlar.
Doğrudan Entegrasyon: Kendi sunucuları ve yazılım ekibi olan çok büyük ölçekli firmaların tercih ettiği bir yöntemdir.
Adım 3: Aktivasyon ve Kullanıma Başlama Başvurunuz onaylandıktan sonra hesabınız aktive edilir ve artık kağıt fatura dönemini kapatarak dijital faturalarınızı oluşturmaya başlayabilirsiniz.
E-fatura ve e-arşiv'e geçiş, artık bir "teknoloji lüksü" değil, yasalara uyumun ve modern ticaretin bir gerekliliğidir. İşletmenizin bir önceki yıl cirosunu kontrol ederek zorunluluk durumunuzu belirlemeniz ve son başvuru tarihlerini kaçırmamanız, sizi ciddi cezalardan koruyacaktır. Bu süreç, doğru bir özel entegratörle çalışıldığında oldukça basit ve ağrısız bir şekilde tamamlanabilir.
E-fatura'ya geçiş sürecinizde ve bu yeni sistemi yazar kasa POS cihazlarınızla entegre etme konusunda yardıma mı ihtiyacınız var? Uzman ekibimiz, işletmenizin dijital dönüşümünü sorunsuz bir şekilde tamamlamanız için yanınızda. Bize ulaşın!
