En basit tanımıyla mali mühür, şirketinizin kaşesinin ve ıslak imzasının dijital ortamdaki yasal karşılığıdır.
USB'ye benzer bir akıllı çubuk (token) içinde bulunan bu sertifika, dijital olarak oluşturulmuş bir belgenin (örneğin e-fatura) o şirket tarafından oluşturulduğunu ve içeriğinin sonradan değiştirilmediğini garanti altına alır. Bu sayede, dijital ortamdaki ticari belgeleriniz yasal olarak geçerli ve güvenli hale gelir.
Kimler İçin Zorunludur? Mali mühür, e-fatura ve diğer e-belge uygulamalarına geçiş yapan tüzel kişiler (Limited Şirketler, Anonim Şirketler, Kooperatifler vb.) için zorunludur.
Şahıs Şirketleri Ne Kullanır? Şahıs şirketleri ise genellikle mali mühür yerine, kişiye özel olarak üretilen Elektronik İmza (E-İmza) kullanır. E-imza, bireyin ıslak imzasının dijital karşılığıdır.
Mali mühür başvurusu, Türkiye'de tek bir yetkili kurum tarafından yönetilmektedir: Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM). Süreç tamamen online olarak ilerler.
Adım 1: Kamu SM Web Sitesine Giriş İnternet tarayıcınızdan mm.kamusm.gov.tr adresine gidin. Karşınıza çıkan başvuru ekranı, sürecin başlangıç noktasıdır.
Adım 2: Başvuru Formunu Doldurma Açılan ekranda sizden istenen bilgileri eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurmanız gerekmektedir:
Firma Vergi Kimlik Numarası (VKN)
Başvuru Yapan Yetkilinin T.C. Kimlik Numarası
İletişim bilgileri (Telefon, E-posta)
Sertifika türü (Genellikle USB Akıllı Çubuk olarak seçilir)
Sertifika süresi (Genellikle 3 yıl olarak sunulur)
Adım 3: Ödeme İşleminin Tamamlanması Formu doldurup onayladıktan sonra sistem, size ödemeniz gereken tutarı ve bir başvuru numarası gösterecektir. Ödemeyi, ekranda belirtilen banka kanallarına (Havale/EFT) yapabilir veya online olarak kredi kartıyla tamamlayabilirsiniz. Güncel fiyatlar için Kamu SM web sitesini kontrol etmeyi unutmayın.
Adım 4: Sertifikanın Üretilmesi ve Teslimatı Ödemeniz Kamu SM sistemine ulaştıktan sonra mali mühür sertifikanız üretilir ve belirttiğiniz şirket adresine kargo ile gönderilir. Bu süreç genellikle 3 ila 7 iş günü arasında tamamlanır. Kargoyu sadece şirket yetkilisinin veya başvuruda belirtilen kişinin teslim alabileceğini unutmayın.
Kargo paketini açtınız ve USB benzeri mali mührünüz elinizde. Peki şimdi ne olacak?
Sürücü Kurulumu: Cihazı bilgisayarınıza takmadan önce, Kamu SM'nin web sitesindeki "Sürücü Yükleme Servisi" bölümünden bilgisayarınızın işletim sistemine uygun sürücü yazılımını indirip kurmanız gerekir.
PIN Kodu Oluşturma: Sürücüyü kurduktan sonra cihazı bilgisayarınıza takın ve ilgili programı çalıştırarak kendinize özel bir PIN kodu oluşturun. Bu PIN, sizin dijital imzanızdır ve kimseyle paylaşılmamalıdır.
Aktivasyon ve Entegrasyon: Mali mührünüz artık kullanıma hazır! Şimdi yapmanız gereken, çalıştığınız e-fatura entegratör firmasına veya muhasebe programı sağlayıcınıza mali mührünüzü aldığınızı bildirmektir. Onlar, e-fatura aktivasyonunuzun son adımlarını tamamlamanız için sizi yönlendirecektir.
Mali mühür, dijitalleşen iş dünyasına atılan ilk ve en önemli adımlardan biridir. Başvuru süreci, doğru adımlar izlendiğinde oldukça basit ve hızlıdır. Bu dijital anahtara sahip olduğunuzda, şirketinizin ticari belgelerini güvenle, hızla ve yasalara uygun bir şekilde yönetmeye başlayabilirsiniz.
E-fatura sistemlerinin ve yeni nesil yazar kasa POS cihazlarının mali mührünüz ile tam entegrasyonu ve kullanımı konusunda aklınıza takılan her türlü soru için uzman ekibimizden destek alabilirsiniz.
